Je bent al een tijdje succesvol bezig als impact ondernemer en hebt je zaakjes goed op orde. Dan gebeurt het: je wordt benaderd met een aanvraag voor je product of dienst van een omvang waarover je twijfelt of je deze wel kunt leveren. Als impactondernemer kan het omgaan met grote aanvragen uitdagend, maar ook zeer lonend zijn. Hieronder vind je enkele stappen en tips om dit effectief te doen:
1. Evalueren en Voorbereiden
Analyseer de aanvraag: Begrijp de volledige omvang, vereisten en verwachtingen van de klant.
Capaciteit beoordelen: Controleer of je bedrijf de capaciteit en middelen heeft om de aanvraag te vervullen zonder de kwaliteit te compromitteren.
Risicoanalyse: Identificeer potentiële risico's en ontwikkel strategieën om deze te mitigeren.
2. Plan van Aanpak
Project Planning: Maak een gedetailleerd projectplan met duidelijke mijlpalen, verantwoordelijkheden, en tijdlijnen. Wat en/of wie heb je nodig om deze aanvraag goed op te kunnen pakken? Zitten daar nog nieuwe partners bij die benaderd moeten worden? (Werk bijvoorbeeld met een PERT-Grafiek om je project visueel te krijgen)
Resourcemanagement: Zorg ervoor dat je de benodigde middelen (personeel, materiaal, technologie, externe partners) hebt en wijs deze efficiënt toe.
Budgettering: Stel een realistisch budget op en houd rekening met onverwachte kosten.
3. Communicatie
Interne communicatie: Houd je team goed geïnformeerd en betrokken. Regelmatige updates en meetings zijn cruciaal.
Externe communicatie: Blijf in nauw contact met de klant. Heldere en regelmatige communicatie zorgt ervoor dat beide partijen op één lijn blijven. Zo houd je de verwachtingen van je klant realistisch en bouw je gelijk aan mogelijke terugkerende aanvragen van deze partij.
4. Kwaliteitsbewaking
Kwaliteitscontroles: Implementeer regelmatige kwaliteitscontroles om ervoor te zorgen dat het werk voldoet aan de overeengekomen standaarden. (Lees meer over kwaliteitsbewaking)
Feedback: Vraag regelmatig om feedback van de klant én teamleden en pas indien nodig je aanpak aan. Houd deze feedback en leermomenten bij zodat je bij toekomstige grote aanvragen een werkbare procedure hebt en vormt.
5. Flexibiliteit en Aanpassingsvermogen
Wees flexibel: Wees bereid om je planning en aanpak aan te passen op basis van veranderende omstandigheden en feedback.
Probleemoplossing: Ontwikkel een proactieve aanpak voor probleemoplossing en wees voorbereid op onverwachte uitdagingen. (Lees meer)
6. Ondersteuning en Samenwerking
Samenwerking met derden: 1+1=3. Zoek de samenwerking op andere impact ondernemers, bedrijven of freelancers om aan de vraag te voldoen. (Vind hier onze blog over het samenwerkings canvas van Hogeschool Utrecht)
Ondersteuning en training: Zorg ervoor dat je team voldoende ondersteuning en training krijgt om hun taken effectief uit te (kunnen blijven) voeren.
7. Evaluatie en Verbetering
Projectevaluatie: Na afronding van de aanvraag, evalueer het hele proces. Wat ging goed? Wat kan beter?
Continu verbeteren: Gebruik de lessen die je hebt geleerd om je processen en aanpak voor toekomstige grote aanvragen te verbeteren. (Lees meer)
Door deze stappen en tips te volgen, kun je als impact ondernemer niet alleen grote aanvragen succesvol afhandelen, maar ook je impact onderneming verder laten groeien en ontwikkelen.
Wil je meer weten? Kijk dan op www.goedinkopen010.nl of neem contact met ons op via info@voorgoedagency.nl.
Geschreven door Marcel van Vliet op 9 juli 2024.
