Administratieve tips voor slimme lokale inkoop
Lokale inkoop is meer dan alleen een trend
Het ondersteunen van lokale impactondernemingen is niet alleen goed voor de economie, maar ook voor de duurzaamheid en de kwaliteit van je producten of diensten. Maar hoe zorg je ervoor dat je administratie bij lokale inkoop netjes op orde is? In dit artikel geven we je een aantal tips die wellicht van pas kunnen komen.
Waarom is goede administratie zo belangrijk?
Belastingaangifte: Alle zakelijke uitgaven, dus ook je inkopen, moeten voor de belastingdienst kunnen worden onderbouwd.
Inzicht in kosten: Kostenbeheersing is een belangrijke pijler voor de continuïteit van je onderneming. Door je inkopen goed bij te houden, krijg je een beter inzicht in je totale kosten.
Onderhandelen: Met een goede administratie kun je beter onderhandelen over prijzen en voorwaarden.
Overzicht: Je weet altijd waar je aan toe bent en kunt snel terugvinden welke leverancier welk product levert en met wie je de grootste impact kunt realiseren.
Social Return on Investment: met de juiste administratie weet je ook je eventuele SR-verplichting in Rotterdam-Rijnmond op te vullen door lokale betekenisvolle inkoop. Lees hier het artikel over het invullen van je SROI-verplichting in Rotterdam-Rijnmond.
Administratieve tips voor lokale inkoop:
Maak gebruik van een boekhoudpakket: Een goed boekhoudpakket helpt je om alle facturen en bonnetjes overzichtelijk te bewaren.
Maak een aparte categorie voor lokale inkopen: Zo kun je eenvoudig zien hoeveel je lokaal uitgeeft en hoe je hierop kunt sturen.
Vraag altijd om een factuur: Een factuur is je bewijs van aankoop en is nodig voor de belastingaangifte.
Bewaar facturen digitaal: Scan of maak foto's van je facturen en bewaar ze in een digitale map. Zo bespaar je ruimte en heb je ze altijd bij de hand. Zorg wel voor een goede backup, die je regelmatig bijwerkt, om te voorkomen dat je bij een crash of storing alles kwijt bent.
Controleer facturen op juistheid: Controleer altijd of de bedragen, producten en leverancier correct zijn vermeld voordat je ze in je boekhouding verwerkt. Dit scheelt een hoop zoekwerk als er achteraf iets niet klopt.
Onderhandel over betalingsvoorwaarden: Vraag bijvoorbeeld naar een korting bij contante betaling of een langere betalingstermijn. Dit zijn je eerste verdiensten.
Bouw een goede relatie op met je leveranciers: Een goede relatie kan leiden tot betere prijzen, een snellere levering en een vlottere afhandeling van eventuele klachten.
Extra tip
Naast de bovenstaande administratieve tips voor lokale inkoop zijn er nog een paar extra aandachtspunten waardoor je meer rendement uit lokale inkoop kunt halen.
Netwerk: Ga naar lokale netwerkbijeenkomsten om nieuwe leveranciers te ontmoeten, of kijk op www.goedinkopen010.nl voor de lokale impact ondernemingen!
Vraag om referenties: Vraag andere ondernemers om tips voor goede lokale leveranciers.
Koop seizoensgebonden producten: Zo ondersteun je lokale boeren van buiten de stad en krijg je vaak versere producten.
Conclusie
Door je administratie bij lokale inkoop goed op orde te hebben, kun je niet alleen je bedrijf efficiënter runnen, maar ook genieten van de voordelen van lokale producten. Bovendien draag je bij aan een sterke lokale economie. Daarnaast draag je door in te kopen bij lokale impact ondernemingen bij aan het aangaan van lokale sociale, ecologische en economische uitdagingen!
Wil je meer weten? Kijk dan op www.goedinkopen010.nl of neem contact met ons op via info@voorgoedagency.nl.
Geschreven door Marcel van Vliet op 25 juli 2024.
